آیا باید نسخه‌ای از قرارداد کار را به سازمان تأمین اجتماعی ارائه داد؟

قرارداد کار، مهم‌ترین سند قانونی میان کارگر و کارفرماست. اما یکی از سؤالات پرتکراری که ذهن بسیاری از کارفرمایان و حتی کارکنان را درگیر کرده، این است که آیا باید نسخه‌ای از قرارداد را به سازمان تأمین اجتماعی تحویل دهند یا خیر؟ در این مقاله قصد داریم به بررسی این موضوع بپردازیم و با تکیه بر قانون کار، الزامات مربوط به نسخه‌های قرارداد را شفاف‌سازی کنیم. اگر شما هم صاحب کسب‌وکار یا یک نیروی کار هستید، مطالعه این مقاله به شما کمک خواهد کرد تا از منظر قانونی و عملی، تکالیف خود را بهتر بشناسید.

مقدمه‌ای بر اهمیت قرارداد کار

قرارداد کار به عنوان سند حقوقی

قرارداد کار چیزی فراتر از یک برگه امضاشده بین دو نفر است. این سند، بیانگر توافق رسمی و الزام‌آور بین کارگر و کارفرماست که به موجب آن، طرفین متعهد به انجام وظایف مشخصی می‌شوند. از منظر حقوقی، قرارداد کار ابزار مهمی برای جلوگیری از اختلافات احتمالی و مرجع رسیدگی در مراجع حل اختلاف است. در صورت نبود قرارداد مکتوب، اثبات روابط کار به‌خصوص برای کارگر، بسیار دشوار خواهد بود.

نقش قرارداد در حفظ حقوق کارگر و کارفرما

از دیدگاه عملی، قرارداد کار منجر به شفاف‌سازی انتظارات، شرایط همکاری، میزان حقوق و ساعات کاری می‌شود. همچنین در قرارداد، مواردی چون مزایا، مرخصی‌ها، نحوه فسخ قرارداد و حتی وظایف دقیق طرفین به روشنی درج می‌گردد. برای کارفرما، وجود قرارداد مدون، سندی برای دفاع از خود در برابر ادعاهای احتمالی است و برای کارگر، تضمینی است برای دریافت حق و حقوق مشخص.

الزام قانونی در خصوص تعداد نسخه‌های قرارداد کار

آنچه قانون کار ایران می‌گوید

طبق ماده 10 قانون کار جمهوری اسلامی ایران، قرارداد کار باید به صورت کتبی و در چهار نسخه تهیه شود. هر نسخه دارای اعتبار قانونی یکسان است. این قانون به صراحت اعلام کرده که:

«قرارداد کار در چهار نسخه تنظیم می‌شود که یک نسخه در اختیار کارگر، یک نسخه نزد کارفرما، یک نسخه در شورای اسلامی کار یا انجمن صنفی و نسخه چهارم نیز به نماینده کارگر در کارگاه‌های فاقد شورای اسلامی داده می‌شود.»

بنابراین، قانون‌گذار صریحاً تعداد نسخه‌ها را چهار اعلام کرده و مشخص کرده است که هر کدام از این نسخه‌ها در اختیار چه نهادی یا شخصی باید باشد.

فلسفه وجودی چهار نسخه قرارداد

علت تهیه چهار نسخه از قرارداد، ایجاد شفافیت و پیشگیری از تضییع حقوق طرفین است. هر نهادی که نسخه‌ای از قرارداد را در اختیار دارد، نقشی در نظارت یا دفاع از حقوق کارگر دارد. در حقیقت، این تقسیم‌بندی مانع از این می‌شود که کارفرما یا کارگر بتواند به تنهایی قرارداد را تغییر دهد یا از ارائه آن خودداری کند.

سرنوشت نسخه چهارم قرارداد کار

نقش شورای اسلامی کار در دریافت نسخه سوم

شورای اسلامی کار در واحدهای تولیدی و صنعتی، نهادی قانونی است که از طرف کارکنان برای دفاع از حقوق آنان تشکیل می‌شود. بر اساس قانون، نسخه سوم قرارداد کار باید به شورای اسلامی کار تحویل داده شود. این شورا از آن‌جایی که نماینده کارگران است، با در دست داشتن نسخه‌ای از قرارداد، امکان بررسی و پیگیری حقوق کارکنان را دارد.

در غیاب شورا، نسخه چهارم در اختیار نماینده کارگر

اما در بسیاری از کارگاه‌های کوچک و شرکت‌های خصوصی، شورای اسلامی کار وجود ندارد. در چنین شرایطی، طبق ماده 10 قانون کار، نسخه چهارم باید به نماینده کارگران داده شود. این نماینده، معمولاً از میان کارکنان انتخاب می‌شود و وظیفه‌اش پیگیری مطالبات جمعی و نظارت بر اجرای صحیح قوانین کار در شرکت است.

بنابراین برخلاف تصور رایج، نسخه چهارم قرارداد کار نه به سازمان تأمین اجتماعی، بلکه به نماینده منتخب کارگران یا شورای کار داده می‌شود.

آیا سازمان تأمین اجتماعی نسخه‌ای از قرارداد را دریافت می‌کند؟

وظایف سازمان تأمین اجتماعی در قبال کارفرما و کارگر

سازمان تأمین اجتماعی مسئولیت بیمه کردن نیروهای کار شاغل در واحدهای اقتصادی را بر عهده دارد. این سازمان برای انجام وظایف خود، از جمله دریافت حق بیمه، صدور دفترچه، پرداخت مستمری و بازرسی، نیازمند اطلاعات دقیق از روابط کاری افراد است. اما آیا مستقیماً قرارداد کار را دریافت می‌کند؟

پاسخ منفی است. قانون کار و مقررات سازمان تأمین اجتماعی صراحتاً اشاره‌ای به لزوم ارسال نسخه‌ای از قرارداد به این سازمان نکرده‌اند. آنچه برای این نهاد مهم است، تطابق اطلاعات اعلام‌شده در لیست بیمه با واقعیت کاری است.

بررسی روندهای معمول شرکت‌ها و مطابقت با قانون

در عمل، بسیاری از شرکت‌ها تنها دو نسخه از قرارداد تهیه می‌کنند: یکی برای خودشان و دیگری برای کارمند. دلیل این کار معمولاً بی‌اطلاعی از قانون، ساده‌سازی فرایندها یا پرهیز از پیچیدگی‌های اداری است. اما از نظر قانونی، این روش ناقص محسوب می‌شود و می‌تواند در صورت بروز اختلاف یا بازرسی، برای کارفرما دردسرساز شود. چون در غیاب نسخه‌های رسمی، کارگر ممکن است به نفع خود ادعاهایی کند که کارفرما نتواند آنها را رد یا اثبات کند.

تبعات ارائه ندادن نسخه چهارم یا تهیه نکردن قرارداد کامل

از دیدگاه قانون کار و نظارت بازرسان

عدم تهیه نسخه چهارم از قرارداد کار یا نوشتن قرارداد در فقط دو نسخه، با آنچه در قانون کار آمده در تضاد است. اگر بازرسان وزارت کار در یک بازدید دوره‌ای متوجه این موضوع شوند، آن را به‌عنوان یک تخلف ثبت می‌کنند. هرچند ممکن است در نگاه اول این موضوع جزئی به نظر برسد، اما در عمل نشان‌دهنده عدم رعایت دقیق قانون توسط کارفرما است.

در برخی موارد، عدم وجود قرارداد کامل و چهار نسخه‌ای، باعث می‌شود که کارگر نتواند حقوق خود را اثبات کند یا برعکس، کارفرما نتواند ثابت کند که حقوق و مزایا را مطابق قرارداد پرداخت کرده است. بازرسان کار به‌ویژه در زمان رسیدگی به شکایات کارگری، اهمیت زیادی برای نسخه قرارداد قائل هستند و نبود آن را نشانه ضعف مستندسازی روابط کاری می‌دانند.

پیامدهای حقوقی و مالی برای کارفرما

کارفرمایی که از تهیه کامل قرارداد خودداری می‌کند، در صورت وقوع دعوای حقوقی در موضع ضعف قرار می‌گیرد. اگر کارگری مدعی شود که بر اساس توافق شفاهی یا نسخه ناقصی از قرارداد، مستحق مبلغ یا مزایایی خاص بوده است، و کارفرما نتواند نسخه امضا شده‌ای با ذکر مفاد قرارداد ارائه دهد، دادگاه احتمالاً به نفع کارگر رأی می‌دهد.

همچنین در بازرسی‌های تأمین اجتماعی، اگر مشخص شود که رابطه کاری به صورت رسمی ثبت نشده و قرارداد مناسبی وجود ندارد، ممکن است کارفرما به پرداخت حق بیمه معوقه، جریمه و حتی بدهی‌های دیگر محکوم شود.

چرا برخی شرکت‌ها فقط دو نسخه قرارداد تهیه می‌کنند؟

بررسی علت‌های عملی و فرهنگی

یکی از دلایل اصلی این موضوع، عدم اطلاع دقیق مدیران و کارفرمایان از متن کامل قانون کار است. بسیاری از آن‌ها تصور می‌کنند که دو نسخه برای بستن قرارداد کفایت می‌کند و ضرورتی برای تحویل نسخه‌های دیگر به شورا یا نماینده کارگر نمی‌بینند. در واقع، این برداشت از کم‌توجهی به نکات حقوقی و صرفاً تمرکز بر روی مسائل اجرایی و عملیاتی ناشی می‌شود.

برخی دیگر نیز با نیت ساده‌سازی روند استخدام، از تهیه نسخه‌های اضافی خودداری می‌کنند تا فرآیند امضای قرارداد طولانی و پرهزینه نباشد. از طرفی نبود تشکل‌های کارگری یا نماینده مشخص برای کارگران نیز موجب می‌شود تا تصور کنند که نسخه چهارم کاربردی ندارد.

تأثیر بی‌اطلاعی حقوقی بر رویه‌های غلط

ناآگاهی حقوقی نه تنها منجر به تخلفات قانونی می‌شود، بلکه کارفرمایان را در برابر مشکلات آتی نیز بی‌دفاع می‌کند. بسیار دیده شده که کارفرمایی پس از شکایت کارگر، متوجه می‌شود که قرارداد ناقص او باعث شده نتواند از خود دفاع کند. بدتر از آن، حتی برخی از منابع انسانی در شرکت‌ها نیز از این الزام قانونی اطلاع ندارند و روند غلط را به‌صورت مستمر تکرار می‌کنند.

تفاوت بین ارائه قرارداد به سازمان تأمین اجتماعی و ارسال لیست بیمه

الزامات ارسال لیست بیمه ماهانه

بر اساس قانون تأمین اجتماعی، کارفرما موظف است ماهانه لیست حقوق و مزایای کارکنان خود را به سازمان ارائه داده و بر اساس آن، حق بیمه را پرداخت کند. این لیست باید شامل نام کارگران، مدت اشتغال، میزان حقوق پرداختی و سایر مزایای مشمول بیمه باشد.

در این میان، سازمان تأمین اجتماعی ضرورتی برای دریافت مستقیم قرارداد کار ندارد. بلکه آنچه اهمیت دارد، صحت اطلاعات مندرج در لیست‌های ارسالی است. بازرسان سازمان ممکن است در صورت شک، خواستار ارائه قرارداد کار شوند تا اطلاعات را با لیست‌های بیمه تطبیق دهند.

آیا قرارداد، مدرک لازم برای بیمه شدن است؟

هرچند ارائه مستقیم قرارداد به سازمان تأمین اجتماعی الزامی نیست، اما داشتن قرارداد معتبر برای اثبات رابطه کاری بسیار حیاتی است. اگر کارگری در آینده ادعا کند که کارفرما او را بیمه نکرده، در حالی که در آن شرکت مشغول به کار بوده، داشتن نسخه‌ای از قرارداد می‌تواند سند مهمی در بررسی شکایت باشد.

به همین ترتیب، برای کارفرما نیز قرارداد ابزار دفاعی مهمی است. پس در واقع، قرارداد به‌طور غیرمستقیم با فرآیند بیمه و ارائه لیست‌ها در ارتباط است و نمی‌توان نقش آن را در استقرار بیمه قانونی نادیده گرفت.

تجربه‌های واقعی از بازرسی‌ها و مشکلات ناشی از کم‌بودن نسخه‌های قرارداد

گزارش‌هایی از بازرسی‌ها

در مواردی که بازرسان وزارت کار یا تأمین اجتماعی به بررسی وضعیت نیروی انسانی شرکت‌ها می‌پردازند، نداشتن نسخه‌های رسمی و کامل قرارداد یکی از نخستین اشکالاتی است که مطرح می‌شود. بازرسان با استناد به ماده 10 قانون کار، از کارفرما می‌خواهند که چهار نسخه قرارداد را ارائه دهد. اگر این مدارک وجود نداشته باشد، کارفرما مجبور است به صورت مجدد قراردادها را تهیه و امضا کند که این کار معمولاً با هزینه، سردرگمی و حتی برخوردهای قانونی همراه است.

حتی در برخی پرونده‌های اختلافی، نبود نسخه رسمی باعث شده تا کارگر بتواند ادعاهایی فراتر از شرایط واقعی همکاری مطرح کند و چون مدرکی برای رد این ادعاها موجود نبوده، رأی به نفع او صادر شده است.

راهکارهایی برای جلوگیری از مشکلات آتی

برای جلوگیری از این مشکلات، توصیه می‌شود هر شرکت یا کارگاه، فرآیند مشخصی برای تنظیم قرارداد کار تعریف کرده و مسئولیت این امر را به واحد منابع انسانی یا مشاور حقوقی خود بسپارد. استفاده از فرم‌های استاندارد قرارداد، تهیه چهار نسخه و گرفتن امضای طرفین در هر نسخه، از مهم‌ترین گام‌ها در این مسیر است. همچنین آرشیو منظم نسخه‌ها در فایل‌های جداگانه می‌تواند در مواقع نیاز، بسیار مؤثر باشد.

توصیه‌های حقوقی برای تهیه قرارداد کار مطابق قانون

الزامات شکلی قرارداد

برای آنکه قرارداد کار از منظر قانونی معتبر باشد، باید دارای چند ویژگی مهم باشد. نخست آنکه قرارداد باید مکتوب و مشخص باشد. استفاده از عبارات کلی، مبهم یا غیرقابل اثبات، نه‌تنها ارزش حقوقی قرارداد را کم می‌کند بلکه می‌تواند زمینه‌ساز اختلافات شود. هر قرارداد باید شامل اطلاعات زیر باشد:

• نام کامل کارگر و کارفرما

• شماره ملی، آدرس و اطلاعات تماس هر دو طرف

• تاریخ شروع به کار و مدت قرارداد

• میزان حقوق، مزایا، اضافه‌کاری، پاداش و …

• شرایط فسخ، تعلیق، مرخصی و پایان قرارداد

• امضای طرفین و در صورت امکان مهر شرکت

همچنین درج شماره قرارداد، شماره پرسنلی کارگر و کد ملی، امکان پیگیری‌های قانونی را ساده‌تر می‌کند.

اهمیت امضاها و مهرها

قراردادی که امضا نداشته باشد، از نظر حقوقی ارزشی ندارد. بنابراین هر چهار نسخه قرارداد باید به‌صورت کامل توسط کارگر و کارفرما امضا شود. وجود مهر شرکت روی قرارداد نیز به آن اعتبار رسمی می‌بخشد. اگر شرکت دارای مهر نیست، باید شخص حقوقی به همراه مدیرعامل یا یکی از اعضای هیئت‌مدیره آن را امضا کند. در بسیاری از دعاوی حقوقی، تنها مدرکی که طرفین برای دفاع از خود ارائه می‌دهند، همین نسخه امضاشده از قرارداد است. نبود امضا یا مهر، به‌ویژه در دعواهای مرتبط با حقوق و مزایا، می‌تواند به ضرر طرفین تمام شود.

آیا می‌توان نسخه‌ای از قرارداد را به صورت دیجیتال در اختیار نهادها گذاشت؟

رویکردهای جدید در حوزه روابط کار

در سال‌های اخیر، بسیاری از شرکت‌ها به سمت دیجیتالی‌سازی فرآیندها حرکت کرده‌اند. این روند شامل تنظیم، امضا و ذخیره‌سازی قراردادهای کاری نیز شده است. حالا شرکت‌هایی وجود دارند که قرارداد کار را به صورت PDF تهیه می‌کنند، آن را از طریق پلتفرم‌های امضای دیجیتال امضا می‌کنند و نسخه‌های آن را در آرشیو ابری نگهداری می‌کنند.

این روش هم در زمان صرفه‌جویی می‌کند، هم هزینه چاپ و بایگانی را کاهش می‌دهد و هم دسترسی به قراردادها را ساده‌تر می‌سازد. البته، برای اینکه قرارداد دیجیتال از منظر قانونی معتبر باشد، باید از امضای دیجیتال دارای گواهی معتبر (مانند سامانه ثبت رسمی یا گواهی دیجیتال دولت) استفاده شود.

مزایا و چالش‌های نسخه دیجیتال

مزایا:

• سرعت بالا در تهیه و امضا

• کاهش مصرف کاغذ

• آرشیو منظم و قابل جستجو

• امکان اشتراک‌گذاری آسان با کارگر، مشاور یا نهادهای نظارتی

چالش‌ها:

• در برخی مراجع قضایی، پذیرش قراردادهای دیجیتال هنوز با تأخیر صورت می‌گیرد

• اگر امضا دیجیتال نباشد (فقط تایپ‌شده باشد)، اعتبار قانونی نخواهد داشت

• نبود فرهنگ استفاده از ابزارهای دیجیتال در بسیاری از شرکت‌ها

در نتیجه، اگرچه قرارداد دیجیتال یک ابزار مدرن و کارآمد است، اما هنوز به‌طور کامل جایگزین قراردادهای کاغذی نشده و برای برخی موارد حساس، نسخه چاپی و امضاشده ترجیح داده می‌شود.

آموزش و فرهنگ‌سازی در حوزه قرارداد نویسی

نقش مشاوران حقوقی و منابع انسانی

بخش منابع انسانی هر سازمان، مسئول مستقیم تنظیم قراردادهای کار است. این بخش باید به‌طور کامل با قانون کار آشنا بوده و توانایی تدوین قراردادهای قانونی و معتبر را داشته باشد. در بسیاری از سازمان‌های حرفه‌ای، مشاور حقوقی نیز در کنار واحد منابع انسانی بر قراردادها نظارت می‌کند تا از بروز اشتباهات جلوگیری شود.

آموزش‌های دوره‌ای برای کارکنان منابع انسانی درباره قوانین کار، تنظیم قرارداد، روش‌های ثبت شکایت و پاسخ به بازرسان نیز می‌تواند سطح آگاهی را بالا ببرد. حتی در شرکت‌های کوچک‌تر، استفاده از خدمات مشاور حقوقی بیرونی توصیه می‌شود.

اهمیت آگاهی‌بخشی به کارگران و کارفرمایان

فرهنگ‌سازی نه فقط برای مدیران بلکه برای کارگران نیز ضروری است. بسیاری از کارگران نمی‌دانند که حق دارند نسخه‌ای از قرارداد خود را داشته باشند یا آن را امضا کنند. برخی حتی بدون مطالعه، قرارداد را امضا می‌کنند یا نسخه‌ای از آن را دریافت نمی‌کنند.

ایجاد فضای آموزشی ساده، اطلاع‌رسانی از طریق پوسترهای دیواری، جلسات کوتاه آموزشی و مشاوره‌های رایگان در محیط کار، می‌تواند به تقویت این فرهنگ کمک کند. در نهایت، هم کارگر و هم کارفرما از وجود قرارداد دقیق و قانونی سود خواهند برد.

جمع‌بندی: پاسخ نهایی به سؤال اصلی

نتیجه‌گیری از جنبه‌های قانونی و اجرایی

پاسخ به سؤال ابتدایی مقاله روشن است: خیر، الزامی برای ارائه نسخه‌ای از قرارداد کار به سازمان تأمین اجتماعی وجود ندارد. بلکه بر اساس ماده ۱۰ قانون کار، قرارداد باید در چهار نسخه تهیه شود که در اختیار کارگر، کارفرما، شورای اسلامی کار (در صورت وجود) و نماینده کارگر (در غیاب شورا) قرار گیرد. سازمان تأمین اجتماعی صرفاً در هنگام بررسی و بازرسی یا رسیدگی به شکایات ممکن است درخواست مشاهده قرارداد را داشته باشد.

با این حال، بسیاری از شرکت‌ها به دلیل بی‌اطلاعی یا ساده‌سازی، تنها دو نسخه تهیه می‌کنند که این کار خلاف مقررات بوده و در صورت بروز اختلاف، کارفرما را در معرض آسیب قرار می‌دهد.

توصیه نهایی برای کارفرمایان

اگر صاحب کسب‌وکار هستید، از همین امروز فرآیند قرارداد نویسی شرکت خود را بازنگری کنید. چهار نسخه کامل، امضا شده و با مهر تهیه نمایید. نسخه کارگر را تحویل دهید و نسخه نماینده یا شورای کار را نیز ثبت و نگهداری کنید. از مزایای تهیه قرارداد دیجیتال آگاه شوید اما تا تثبیت کامل اعتبار قانونی آن، نسخه‌های کاغذی را کنار نگذارید. مهم‌تر از همه، آگاهی حقوقی خود و نیروهایتان را بالا ببرید تا با خیالی آسوده به رشد کسب‌وکار خود ادامه دهید.

سوالات متداول

آیا نسخه قرارداد باید مهر داشته باشد؟

بله، برای رسمی شدن قرارداد به‌ویژه در شرکت‌ها، وجود مهر الزامی است. در شرکت‌های بدون مهر، امضای مدیرعامل کفایت می‌کند.

اگر نماینده کارگر وجود نداشته باشد، تکلیف چیست؟

در غیاب شورای اسلامی کار یا نماینده رسمی، نسخه چهارم می‌تواند در آرشیو منابع انسانی یا در دسترس کارگران قرار گیرد تا در زمان تشکیل نماینده به آن واگذار شود.

سازمان تأمین اجتماعی چگونه از قرارداد کار مطلع می‌شود؟

از طریق لیست بیمه، تاریخ شروع به کار و حقوق اعلامی کارگر. در صورت نیاز به بررسی، از شرکت درخواست ارائه قرارداد می‌شود.

آیا ارسال قرارداد به صورت آنلاین قانونی است؟

بله، مشروط به اینکه قرارداد با امضای دیجیتال معتبر همراه باشد و نزد شرکت ثبت شود. امضای دستی اسکن‌شده به تنهایی کفایت نمی‌کند.

چه جریمه‌هایی در انتظار کارفرمایی است که فقط دو نسخه قرارداد تهیه می‌کند؟

ممکن است در بازرسی‌های وزارت کار یا رسیدگی به شکایات، کارفرما محکوم به بازنویسی قرارداد، پرداخت جریمه یا حتی پرداخت مطالباتی فراتر از تعهد واقعی شود.

دکتر هنگامه عسگری

 مشاور تخصصی حقوق شرکت ها و بنگاه های اقتصادی

 مدیرعامل موسسه کاروکسب ویرا

 مدرس دانشگاه

 نویسنده

 متخصص تنظیم قراردادهای تجاری

 اولین مشاور اجرایی و مدرس تخصصی وصول مطالبات

 عضو انجمن زنان کارآفرین

 خدمات  مؤسسه آتی تجارت کار و کسب ویرا

در چهار دپارتمان شامل:

 دپارتمان مدیریت امور قراردادی _ حقوقی شرکت‌‌ها

 دپارتمان تنظیم قراردادهای اختصاصی

 دپارتمان امور ثبت و تغییرات شرکت‌ها و برندها

 دپارتمان آموزش‌های کاربردی (باشگاه مهارت افزایی ویرا)

در کنار مدیران و کار و کسب‌ها، آماده‌ی ارائه‌ی خدمات حقوقی و قراردادی می‌باشد.

 شما می‌توانید جهت دریافت مشاوره در زمینه‌ی تنظیم قراردادها و امور حقوقی خود، و کسب اطلاعات بیشتر و خرید جدیدترین دوره‌های حقوقی، به محصولات حقوقی سایت هنگامه عسگری مراجعه فرمایید.

 به علاوه، می‌توانید با ثبت درخواست مشاوره، مشکلات حقوقی خود را به صورت خصوصی با ما در میان بگذارید.

 کارشناسان و همکاران ما پاسخگوی شما هستند.

۰۲۱-۲۶۷۶۱۴۸۸

۰۲۱-۲۲۳۸۳۲۰۰

۰۹۳۹۸۵۵۷۵۴۸

 همچنین برای مشاهده آخرین ویدئوها و فیلم‌های آموزشی رایگان حقوقی، می‌توانید از آپارات، اینستاگرام و یوتیوب ویرا دیدن فرمایید.